株式会社日本都市計画研究所（以下「当社」といいます）は、地方自治体における各種計画策定支援業務、ならびにそれらに関連する住民アンケート調査や社会調査を通じて、市民の皆さまの意識や生活実態に関する情報を収集（取得）・分析し、行政施策や地域づくりの推進に貢献しています。
当社は、こうした業務を行うにあたり、多くの個人情報を取り扱う事業者として、その重要性を深く認識し、以下の方針に基づき、個人情報の適正な収集（取得）、利用、提供および安全管理を行います。また、個人情報保護に関する法令、国が定める指針、その他当社の業務に適用される規範を遵守し、個人情報保護マネジメントシステムを構築・運用し、その継続的改善に努めます。
1. 個人情報の取得・利用・提供
当社は、業務遂行に必要な範囲で、適法かつ公正な手段により個人情報を取得します。
取得した個人情報は、事前に明示した利用目的の範囲内で利用し、目的外利用を行わないための措置を講じます。法令に定める場合を除き、本人の同意なく第三者への提供は行いません。
主な利用目的
自治体委託業務に伴うアンケート調査、ヒアリング、データ集計・分析、業務委託先への必要連絡・契約遂行、従業員・契約スタッフの人事・労務・給与管理、採用応募者の選考・連絡
2. 法令およびその他の規範の遵守
当社は、個人情報保護に関する国内法令、国の指針・ガイドライン、地方自治体等の関連要綱・指針など、当社の業務に適用される規範を遵守します。
3. 安全管理措置
組織的措置
個人情報保護管理者を任命し、取扱いルールを明確化、定期的な取扱状況の点検と改善、外部委託先に対し、契約で個人情報保護義務を明記
人的措置
全従業員に対し入社時および定期研修による教育、機密保持契約の締結と退職後も守秘義務を継続
物理的措置
書類は施錠可能なキャビネットで管理、不要資料はシュレッダーで裁断・廃棄又は溶解、返却
技術的措置
パソコンはID・パスワード認証、外部不正アクセス対策を実施、ファイルは暗号化またはパスワード保護、バックアップデータは暗号化して安全に保管
4. 苦情・相談窓口
株式会社日本都市計画研究所
個人情報保護管理者 岩溪 寛司
〒606-0805 京都府京都市左京区下鴨森本町25番地の1
FAX：075-712-1903
E-mail：ask@nittoken.com
個人情報の取扱いに関する苦情・相談は、上記FAX番号又はE-mailアドレス宛にご連絡ください。迅速かつ適切に対応いたします。
5. 開示請求等の対応
当社は、本人または代理人からの個人情報の開示、訂正、利用停止、削除等の請求に対応します。請求の際は、氏名・住所・連絡先・請求内容を明記し、郵送またはメールで送付してください。請求者本人であることを確認した後、適切かつ迅速に対応します。代理人による請求の場合は、委任状など必要書類の提出を求める場合があります。
6. 継続的改善
社会情勢や法令の変更、事業内容の変化に応じ、個人情報保護マネジメントシステムを見直し、継続的改善に努めます。
【制定日】令和7年８月15日
株式会社日本都市計画研究所
代表取締役 岩溪 寛司
